Fit to Standard を掲げグループ全体の DX 推進につながる Notes マイグレーションを実現

ニッポンハムグループのIT を担うSIerとして、Notesのサポート終了に向けてSharePointへ移行。Fit to Standardでグループ全体のDXに貢献しています。

ニッポンハムグループを IT の⼒で⽀える⽇本ハムシステムソリューションズ

⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社は、⽇本ハム株式会社およびニッポンハムグループ各社の情報システムの企画‧開発‧運⽤を主業務とする SI(システム‧インテグレーター)組織です。「IT を通しておいしさの感動と健康の喜びを世界の⼈々と分かち合いたい」という想いを実現するために、1985 年に設⽴されました。

⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社は、「5C チャレンジ and Power to Finish」をスローガンに掲げ、「やりきる⼒」の向上によって企業の成⻑を加速‧推進しようとしており、それを IT の⼒で⽀える役割を担っています。
⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社 取締役 IT サービス第 3 事業部⻑の⼩⻄ 正俊⽒は、⾃社の特徴についてこう語ります。

プロジェクトチームを⽴ち上げて Notes マイグレーションを実施

同グループでは、1990 年代から HCL 社の提供する HCL Notes/Domino(Notes)をグループウェアとして利⽤してきました。しかし現⾏バージョンの Notes が 2024 年 9 ⽉でサポートが終了となることを受けて、2019 年に Microsoft が提供する Microsoft 365 への移⾏が決まりました。

「Microsoft 365 への移⾏は、Notes のサポート終了という事情もありますが、近年の働き⽅の変化も後押しになりました」と語るのは、⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社 IT システムサービス部 部⻑ 兼 ノーツマイグレーション推進グループリーダーの川⻄ 秀昭⽒です。「オンプレミスでの運⽤を基本とする Notes では、多様化する働き⽅に対応しきれなくなっていました。クラウドサービスの Microsoft 365 であれば、リモートワークにも対応できますし、新しい働き⽅にもフィットできると考えました」(川⻄⽒)

Microsoft 365 に切り替えたことで、コロナ禍におけるリモートワークへの移⾏にもスムーズに対応でき、社内のフリーアドレス化も実現できたと川⻄⽒はその効果を評価します。しかしその⼀⽅で、⻑年活⽤してきた Notes 環境に残る膨⼤なデータベース(DB)の新たな環境への移⾏、いわゆる「Notes マイグレーション」を実⾏する必要があり、同社は⽇本ハム株式会社の IT 戦略部と共同でプロジェクトを開始しました。

同社は 2021 年度から3年計画で、ワークフロー系の DB は NTT データイントラマート社が提供する「intra-mart」へ、掲⽰板などの情報共有系 DB は Microsoft 365 へ移⾏することとしました。

Microsoft 365 においては、SharePoint によって DB がマイグレーション構築されることになります。システム構築は基本的に内製で⾏ってきた同社ですが、Notes での開発には慣れていた⼀⽅で SharePoint は初めて扱うツールだったため、社外からのサポートが必要でした。そこで、SharePoint の開発実績が豊富な SIer として⽇本マイクロソフトから紹介されたのが、ディスカバリーズでした。

ディスカバリーズは SharePoint 移⾏のスタンダードとなる重要な存在

同グループは DX を進めるにあたり「Fit to Standard」という開発⽅針を掲げています。Fit to Standard とは、業務に合わせてシステムを構築するのではなく、システムの標準機能やプロセスに合わせて業務を調整するアプローチです。システムの複雑化を防ぎ、開発コストの削減やメンテナンスの容易さといったメリットが得られる⼀⽅で、ユーザーからの個別の要望を反映しにくくなるデメリットがあります。
⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社 IT システムサービス部 ノーツマイグレーション推進グループ チームリーダーの⼩渕 美和⽒は、ディスカバリーズがそのデメリットの解消に⼤きく貢献してくれたと振り返ります。

「ディスカバリーズさんは、Notes とは機能や操作感、⾒た⽬も異なる SharePoint に抵抗感を持つユーザーに対して、SharePoint を使ってやりたいことを実現し、これまで以上に業務を効率化するためにはどうすればよいか、といった視点から提案をしてくれました。私たちは SharePoint についてほとんど知識がありませんでしたから、ディスカバリーズさんが SharePoint でできることの基準を⽰してくれたおかげで、Fit to Standard の⽅針に沿って開発を進められました」(⼩渕⽒)

「移⾏対象となる DB には複雑な機能が実装されたものも多く、さらに 3年という開発期間が決まっているなかで、ディスカバリーズさんは⾼いクオリティを担保したうえで、こちらの望むスピード感で作業を進めてくれました」と評価するのは、⼩渕⽒とともに Notes マイグレーションを担当した⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社 IT システムサービス部ノーツマイグレーション推進グループの藤原 克⼰⽒です。同⽒によると、ディスカバリーズの伴⾛型サービスによって想定外のトラブルにもスムーズに対応できたといいます。

「SharePoint はクラウドツールなので、クラウド側のアップデートなどによってこれまで動いていた仕組みが動かなくなるといったトラブルが起こることがあります。当社側の不備ではなかったとしても、私たちはユーザーの業務に⽀障が出ないよう迅速に対応しなければなりません。そんな時にディスカバリーズさんの経験豊富な技術者の皆さんから的確なアドバイスを受けられる環境は、とても助かりました」(藤原⽒)

SharePoint を熟知し、マイクロソフトのテクノロジーに精通し、プロジェクトの実績も豊富なディスカバリーズへの信頼は、⽇を重ねるごとに深まったと川⻄⽒。「初年度は作業量が多いこともあってほかの SIer さんにも協⼒していただいたのですが、プロジェクトが進むうちにディスカバリーズさんの持つ技術やノウハウが抜きん出ていることがわかってきました。ペースが落ち着いた 2 年⽬からは、必然的にディスカバリーズさん 1 社にお願いする形になりました」(川⻄⽒)

本プロジェクトがグループ DX の機運醸成に繋がることを期待

もともと存在した DB はグループ全体で 3,104 個あり、それを intra-mart や SharePoint 等に振り分けました。
SharePoint においてはディスカバリーズから、余計なコストをかけないために移⾏する DB の取捨選択を提案。
本プロジェクトは、実際には使われていない DB や今後不要となりそうな DB の選定、管理部⾨単位での DB 集約などを⾏い、結果 SharePoint においては 576 個までダウンサイジングすることに成功しました。また、多く存在していた独⾃開発機能についても、ディスカバリーズのサポートのもと、機能の汎⽤化や標準機能にはない機能の代替提案、承認機能などの必要性の確認を⾏い、業務プロセスの改善にもつなげることができました。
そして、ディスカバリーズと供に⽇本ハム株式会社の IT 戦略部と連携を取りながらプロジェクトを進め、2024 年度には開発フェーズから、運⽤フェーズへの移⾏を実現しました。

「Notes マイグレーションを機に不要な DB や機能を整理できたので、今後サイトの管理‧運⽤の負荷の低減が⾏えました」と⼩渕⽒。「Notes は Web 化が苦⼿なツールだったのですが、SharePoint は Web で参照できることはもちろん、スマートフォンでもストレスなく閲覧できます。そこを便利に感じてくれるユーザーが少しずつ増えているようです」と変化を感じているといいます。
SharePoint が有するノーコード開発という特性から、IT 戦略部指導のもと使い⽅を学んだユーザーが⾃らサイト開発を⾏なう、いわゆる「市⺠開発」の事例もあったそうで、グループ全体での DX の機運醸成につながることも期待されています。

プロジェクトが終わっても継続される協働関係へ

「Notes マイグレーションは当社としても⼤きなプロジェクトです。ニッポンハムグループの⼀員としての知⾒と、⽇本ハム株式会社と協働で全体を俯瞰しながら進⾏できたことが、プロジェクトをここまでうまく運べた要因だと思っています」と⼩⻄⽒。「⼀⽅で、ディスカバリーズさんをはじめとする協⼒会社の皆さんの⼒添えがなければ、とても成し得なかったと思っています」とこの 3 年間を総括します。

⼩渕⽒も「私たちの⽬的に対して真摯に対応してくれたディスカバリーズには⼼から感謝しています。今後は新たなサイト構築や Microsoft 365 のアプリ活⽤に関して引き続き協⼒していただければ」と期待を語ります。
ディスカバリーズでは現場の従業員が、SharePoint をはじめとするさまざまなデジタルツールを使いこなせるようにする学習プログラム「デジタル アカデミー」を提供しています。藤原⽒は、この「デジタル アカデミー」が役に⽴ったと感じているそうで、「これからも SharePoint をはじめ Microsoft 365 の他のアプリについてご教授いただきたいと思っています」とリクエスト。開発フェーズは終わりましたが、ディスカバリーズとの協業は今後さらに継続‧発展していくことになりそうです。

グループ全体で明確な⽅針を定め、必要な要素を⾒定めたうえで、必要に応じて外部の⼒を取り⼊れながら DX プロジェクトを進める⽇本ハムシステムソリューションズ株式会社の「やり切る⼒」は、システム刷新などの⼤規模プロジェクトを検討する企業にとって⼤いに参考になるのではないでしょうか。
ディスカバリーズは、あるべきプラットフォームの実現に向けて今後も伴⾛⽀援を継続し、さらなる業務改善や DX の推進をサポートしていきます。

<導入プロダクト/ソリューション>

• Notes 移⾏のご⽀援
• SharePoint コンサルティング
• デジタルツール学習プログラムのご提供(デジタルアカデミー)