職員の負担を減らし、
住民サービスを
進化させる、自治体 DX
少ない人員で広がる業務、縦割り組織、頻繁な人事異動、膨大な文書——自治体が抱える構造的な課題を、Microsoft 365 と Discoveries Cloud の組み合わせで解きほぐします。Notify・People・文書管理・Virtual Staff の 4 つで、職員の時間を住民に向き合う時間へ取り戻します。
自治体向け DX ソリューションとは
自治体向け DX ソリューションは、ディスカバリーズが Microsoft 365 と自社開発の SaaS 群「Discoveries Cloud」を組み合わせて提供する、自治体職員の業務効率化と住民サービス向上を両立するためのソリューションです。累計 400 社超・上場企業 100 社以上への導入実績と、17 年にわたる Microsoft Solutions Partner としての知見を基盤としています。
自治体の職場で起きていること
人口減少と行政需要の多様化が同時に進むなか、職員は限られた時間のなかで複雑化する業務に向き合っています。現場で繰り返し聞かれる 4 つの課題を整理しました。
広がる業務を支える
- 定員削減と行政需要の拡大が同時に進み、一人あたりの業務負荷が増え続けている
- 住民からの問い合わせ対応に追われ、本来注力すべき企画・政策業務の時間が取れない
- ベテラン職員の退職で専門知識が失われ、残された職員の負担が重くなる
情報が届かなくなる
- 似た業務を複数の課が別々に行っており、ノウハウが共有されていない
- 住民からの相談が課をまたがるとたらい回しになりやすい
- 他課の取り組みが見えず、横断的な政策立案につながりにくい
ゼロから立ち上げ直す
- 2〜3 年ごとの定期異動で、担当者が替わるたびに業務知識が途切れる
- 引き継ぎ資料が個人 PC やファイルサーバーに散在し、後任が見つけられない
- 過去の議会答弁や住民対応の経緯を辿れず、同じ判断を再現できない
探せない・使えない
- 白書、議会資料、条例、要綱、例規などが課ごとに別々の場所で管理されている
- 目的別・分野別に横断検索ができず、必要な資料にたどり着くまでに時間がかかる
- バージョン管理が曖昧で、どれが最新版か職員間で確認に時間を費やす
4 つの製品で、4 つの課題を解く
Microsoft 365 を基盤に、Discoveries Cloud の各アプリが自治体の具体的な課題に対応します。既存の Microsoft 365 環境にそのまま追加導入でき、段階的な展開も可能です。
部長・課長から一般職員、そして出先機関や窓口職員まで、重要通達を階層ごとに確実に届け、既読状況を可視化するコミュニケーションアプリ。
「誰が何の業務を担当しているか」を全庁で見える化し、課をまたいだ相談・連携を促す人材検索・コラボレーションアプリ。
Microsoft 365 の SharePoint を基盤とし、InSite 文書管理を組み合わせて、白書・議会資料・条例・要綱・例規などを「目的別 × 課別」の 2 軸で体系的に管理する文書管理ソリューション。
庁内ナレッジを学習した AI エージェントが、住民からの定型問い合わせや庁内ヘルプデスクに自動回答。職員を定型業務から解放するアプリ。
現場ではどう使われるか
日々の業務で起こる具体的な場面を、ソリューションがどう支えるかを整理しました。
災害発生時、全職員に
即時に参集指示を届ける
災害対策本部の指示を、部長・課長を経由せず全職員に直接配信。スマートフォンからの既読確認で、参集完了状況をリアルタイムに把握できます。
複雑な住民相談を、
課をまたいで解決する
生活困窮の相談が福祉課に入り、同時に住宅・税・子育ての課題も含む複合ケース。People で関連課の担当者を検索し、チームで対応できる体制を素早く組めます。
議員質問に対し、
過去答弁を即座に参照
議員からの質問通告を受けて、過去の議会答弁、関連する白書、根拠となる要綱を目的別・課別の両軸で検索。短時間で整合性のある答弁書を準備できます。
4 月の異動直後から、
後任者が業務に立ち上がる
前任者が残した業務ごとの資料、過去の判断経緯、関係者一覧が文書管理と People で紐づいているため、後任者は 1 週間で主要業務を把握できます。
ごみ出し・手続きの問い合わせを、
AI が 24 時間対応
「粗大ごみの出し方」「転出届の必要書類」など定型的な問い合わせを Virtual Staff が自動回答。窓口・電話対応の件数が減り、職員は複雑な相談に集中できます。
システム・制度の問い合わせを、
情報政策課から引き離す
「パスワードの再設定」「旅費精算の書き方」など職員同士の問い合わせを Virtual Staff が処理。情報政策課や人事課を定型業務から解放します。
Microsoft 365 を基盤に、
Discoveries Cloud が課題を解く
すべての製品は Microsoft 365 の認証・セキュリティ・データ基盤と連携します。既存の Microsoft 365 契約を活かしたまま導入でき、職員はいつもの ID・端末で利用できます。
ソリューション
Virtual Staff が、
職員の定型業務を引き受ける
住民問い合わせの一次対応、庁内ヘルプデスク、過去資料の検索——職員が繰り返し行っている作業を AI エージェントが代行します。
庁内ナレッジを学習した、
24 時間対応の AI 職員
SharePoint と InSite 文書管理に蓄積された要綱・FAQ・業務マニュアルを Virtual Staff が学習し、住民からの定型問い合わせや職員同士のヘルプデスク問い合わせに自動で回答します。回答できない問い合わせは担当課にエスカレーションするため、対応漏れが生まれません。
よくある質問
【要確認】各自治体のネットワーク構成・セキュリティ要件により対応可否が異なります。三層分離（LGWAN 接続系・LGWAN-ASP・インターネット接続系）の環境でのご利用については、貴庁の情報政策課と具体的な構成を確認のうえ、最適な導入方法をご提案します。まずは無料相談で現状をお聞かせください。
はい。Discoveries Cloud と InSite 文書管理は Microsoft 365 の認証基盤（Entra ID）と連携し、既存環境に追加導入できます。職員の ID・端末・セキュリティ設定はそのまま活用でき、新たなアカウント管理は不要です。
はい。Discoveries Cloud は SaaS 型のため、サーバー構築は不要です。職員数・組織規模に応じて利用範囲を段階的に広げられ、まずは 1 部門からのスモールスタートも可能です。
Discoveries Cloud 部分は SaaS のため構築作業が不要で、初期設定・コンテンツ投入・試行運用を経て 2〜6 ヶ月程度でリリースいただけます。InSite 文書管理および SharePoint の文書管理基盤を新規に設計する場合は、その設計・移行期間が別途必要です。規模・要件により前後しますので、まずは無料相談で現状をお聞かせください。
よく聞かれる住民問い合わせの FAQ、各種手続きの要綱、庁内マニュアルなどを整理し、Virtual Staff にナレッジとして学習させることが出発点です。現時点ではファイル単位のアップロードや SharePoint などのデータソース指定により学習ソースを構成できます。各課で分散している資料を目的別・課別に整理する支援も、導入時にあわせて提供しています。
【要確認】自治体様への導入実績につきましては、個別にご紹介いたします。民間企業での導入実績は累計 400 社超、上場企業 100 社以上に及び、サントリー・セブン銀行・大林組・キリンビールなどの大規模組織での運用知見を、自治体でも応用できます。
職員の時間を、
住民に向き合う時間へ
職員数・既存の Microsoft 365 環境・解決したい課題をお聞かせいただければ、貴庁に最適な構成と導入ステップをご提示します。まずは無料相談からお気軽にどうぞ。
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