業務効率化・効果の見える化を目指した社内ポータル。毎月600件超の FAX もゼロに

東横インは、効率化と見える化を目指し、クラウドサービスによる社内ポータルをリニューアルしました。SharePoint Online を活用し、全店舗のコミュニケーションと業務プロセスを改善しました。Discoveries InSite と導入支援コンサルティングで、社内情報共有基盤を強化しています。

導入前の課題

• FAXと紙に依存した不透明な承認プロセスと申請業務による手間
• 本社と現場からの双方向での情報共有ができない状況
• SharePoint Online が初心者には使いにくく、システム構築が困難

導入効果

• 業務プロセスの電子化による月間600〜700件のFAX削減
• ワークフロー機能による業務の円滑化とプロセスの可視化
• 社内ポータルを通じた情報の効率的なインプット/アウトプット

今後 30 年の成長ビジョン達成に向け、情報共有基盤を刷新

株式会社東横インは 1986 年の創業以来、好立地で、きれいで、明るくて、手頃な値段で安心して宿泊できるという画期的なビジネスホテルを実現し、多くのユーザーからの支持を獲得。順調に店舗数を増やしながら成長を続けています。「全世界に 30 年で 50 万室をつくること」「日本一女性が働きたい職場にすること」「社会から尊敬される会社にすること」を社長の黒田麻衣子氏はビジョンとして掲げています。

この壮大なビジョンを達成するために、お客様にサービスを提供する環境を整備すべく、同社は 2016 年に、クラウドを活用することで社内の情報共有基盤を全面的に刷新。社内ポータルを中心に、世界約 270 店舗の社員をつなぐコミュニケーションを実践しています。

業務の効率化と見える化を目指してクラウドを採用

東横インでは、従来からグループウェアとしてオンプレ型の国産製品を利用していましたが、保守切れに伴い、サーバーメンテナンスなどの運用負荷がかからないクラウドサービスへの切り替えを決断。スタッフ全員が情報をインプット / アウトプットできること、社内の業務プロセスを円滑化すること、誰にも使いやすく自社内で運用を続けられるシステムであることの 3 点を重視しました。

導入支援コンサルティングを活用し、社内にナレッジを蓄積

東横インがパートナーとしてディスカバリーズを選択したポイントは「自立運用に向けたサポート」にありました。Discoveries InSite に導入支援コンサルティングを併せて活用し、機能要件の整理から構築、運用開始後の社内への定着までナレッジを得ながら、二人三脚でプロジェクトを進行。プロジェクト開始から半年で完成しました。

毎月 600〜700 件もあった FAX をカット

社内公募によって T-net と命名された東横イングループの社内ポータルは、全スタッフが業務を開始する際に PC のブラウザを起動すると真っ先に表示されます。運用開始後の社内アンケートでも 8 割以上が満足と回答。FAX で運用されていた業務もワークフロー機能によって円滑化され、全国から毎月 600〜700 件も送られてきていた FAX がすべて電子化されました。

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