株式会社TMJは、Office 365 と SharePoint Online を活用し、情報共有のPDCAサイクルを確立しました。これにより、散在していた情報を一元管理し、社内のシームレスな情報連携を実現。各拠点やチーム間で閉じていたナレッジの共有を促進し、会社全体としてノウハウを蓄積することに成功しました。

導入前の課題

  • 様々な拠点やチームでの情報共有が不十分
  • 会社全体としてのノウハウの共有・蓄積が困難
  • 散らばっていた情報を統合的に管理できていなかった

導入効果

  • InSite を導入することで文書管理サイト構築の期間短縮とコストを削減
  • 散らばっていた情報を統合的に管理し、社内のシームレスな情報連携を加速化
  • 活用を見える化し、業務シーンによる利用傾向やニーズの違いからコンテンツの提供が可能に

社内のシームレスな情報共有で競争力を高める

既存の情報共有環境を刷新することで、あちこちに散らばっていた情報を統合的に管理し見つけやすくし、働く場所や組織を超えた社内のシームレスな情報連携を加速させ、会社としての競争力を高めていくことが今回のプロジェクトの最大の目的でした。

社内の各拠点やチームごとに行っている小さな改善という業務改善活動の中で、同じような課題がいたる所で上がっていたことから情報共有の必要性を感じ、自社の強みでもあるこの取り組みをクラウド環境である Office 365 の中でも特に SharePoint Online を活用して、会社サービスの向上を図りたいと考えていました。

要件を具現化した経験豊かなコンサルティング

SharePoint Online は情報の運用ポリシーの設定や、細かい粒度でアクセス権限コントロールができるなど統合的に情報を管理でき、セキュリティ面での要件を満たしていました。新たな環境を構築するのであれば他社のベストプラクティスを採用したいという思いから、導入・構築のパートナーとして豊富な経験と実績を持つディスカバリーズに白羽の矢が立ちました。

独自開発と Discoveries InSite の併用で効率よくポータル構築を実現

文書管理サイトやプロジェクトサイトではディスカバリーズの提供する Discoveries InSite を採用することで期間とコストを圧縮。文書管理サイトでは効率的にナレッジを共有するための検索性を高めたいという要望に対し、InSite 文書管理ソリューションの機能がマッチしていることが判明。情報をカテゴリ分けして格納するために必要な機能が整理されており、コスト面や品質面で導入するメリットが大きかったと言います。

インテリレポートで活用の傾向を見える化

TMJ では社内ポータルサイトを構築で終わらせるのではなく、社員の情報活用を進め日々の活用度合いを測るためにインテリレポートを導入し、今後のコンテンツ拡充の指標としていく試みも行っています。情報にアクセスしている社員の幅と頻度を把握することで、それに合わせたコンテンツの提供や改善するための施策が打てると考えています。

お客様のコメント

事業推進本部 基盤構築部 部長 許 光秀 氏

導入するのであれば他社のベストプラクティスを採用したいと考えていましたが、社内のメンバーがゼロから情報収集するのにも時間がかかってしまうことが悩みでした。その中でディスカバリーズからは他社での経験や事例から「こうした方が良いのでは」というあるべき姿の提案があったことが助かりました。

事業推進本部 基盤構築部 AP開発課 近藤 豊 氏

アフターサービスを利用し、技術的なサポートはもちろんですが、問い合わせの半分ほどは使い方についての相談もさせていただいています。何かあったら一旦ディスカバリーズに聞いてみようと気軽にお尋ねさせていただいています。