7割が満足する職員ポータルへの変革。利用部門を巻き込んだリニューアルプロジェクト

豊島区では、情報通信基盤の整備と有効活用を目指し、SharePoint Server の導入により、職員ポータルの利用拡大と業務効率化を実現しました。情報共有の非効率性や職員ポータルの利用率低下、文書管理の組織化未実施といった課題を解決し、業務効率化、職員ポータルの利用向上、文書管理の組織化を実現しました。

導入前の課題

• 職員ポータルのアクセス動線の悪さから利用率低下
• 情報が探しづらく、ポータルの満足度が低い
• 日常業務内で、ポータルを活用してもらえない状況

導入効果

• 情報を共有・探しやすくなったことで70%を超える職員が満足し、利用率向上
• リニューアル前は1〜2クリックでドキュメントに到達する割合は64.5%、リニューアル後は84.1%と大幅に改善
• いつでも気軽に情報発信できる場を用意し、部門間の情報共有を活性化

利用部門を巻き込んだリニューアルプロジェクト

豊島区では、平成 12 年に情報通信基盤の基本方針として豊島区行政情報化推進計画を策定し、ネットワークや情報機器などの情報通信基盤を整備し有効活用することで、事務処理の効率化・高度化を図り、区民サービスの飛躍的な向上を目指しています。

庁内の情報共有化推進のために Microsoft Office SharePoint Server が導入されましたが、職員にとって、何に使えるのか、どうやって使っていいのかわからないという声が多く、業務において日常的に職員ポータルを利用している人は限定的でした。ディスカバリーズは、職員の業務や利用ログデータから現状を解析し、職員が業務で必要な情報の配置とナビゲーションを見直す情報設計を行い、全庁公開しました。

10 の利用部門への徹底的なヒアリング

ディスカバリーズは、豊島区内での職員の特性を把握し、業務におけるニーズを明確化するために、定性的な調査として 10 の利用部門への徹底的なヒアリングを実施。ヒアリング結果から、ポータルで何ができるかわからない、必要な情報に到達しない、マニュアルや利用ガイドラインがないなど、職員が抱える様々な課題が明らかになりました。

アクセスログ分析に基づいた仮説立案

現状の職員ポータルのアクセスログを解析し、ポータルの利用状況と職員の行動分析を行いました。多くの職員は文書管理や掲示板など特定の目的でのみポータルにアクセスしていること、情報探索の際に検索機能がほとんど使用されていないことが明らかになりました。これらの事実からポータルやナビゲーションの設計、新たに追加するコンテンツなど、ポータルの使いやすさを改善する仮説を立案しました。

ポータル、部門サイトで情報と人の流れを作る

使いやすさと情報の探しやすさの向上を重視し、職員ポータル全体のサイト構成、掲載コンテンツ、各ページ内の情報構成を再設計しました。各課が情報を発信するための部門サイトを全課に提供し、いつでも気軽に情報発信できる場を用意。部門間の情報共有を活性化させ、業務効率化を図ることを実現しました。リニューアル前は 1〜2 クリックでドキュメントに到達する割合は 64.5% でしたが、リニューアル後は 84.1% と大幅に改善されました。

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