業務の合理化で浮いた時間を職員・住民サービスのアイデア創出へ。住民に寄り添った行政サービスの提供

豊島区では、紙ベースの申請業務の非効率性を解消するために SharePoint を導入し、業務の電子化によって時間のロスを削減し、情報管理を合理化しました。これにより、申請業務が迅速化され、職員ポータルも使いやすくリニューアルされました。住民サービスのアイデア創出に貴重な時間を割くことができるようになりました。

導入前の課題

• 紙ベースの申請業務による時間のロスと保管場所の問題
• 上司の不在時に手続きが遅れる決裁フローの非効率性
• 検索不可という紙の保管に関する課題

導入効果

• 職員ポータルのリニューアルによる容易な情報検索と共有
• 各申請業務が電子化され、紙による処理が減り業務が合理化
• 受付業務の負担軽減を図る新たな掲載申請フローを実装

業務の合理化で浮いた時間を職員・住民サービスのアイデア創出へ

豊島区では、従来紙による申請業務が多く、決裁フローなど非効率的な業務による時間のロスや膨大な申請書類の保管場所など、多くの課題を抱えていました。上司の決裁がないと手続きが進まず、不在時には手続きが遅れ、交換便などによる紙のやりとりにも時間を取られていました。

新庁舎への移転が予定されている豊島区では、移転時に紙を 60% 削減するという目標を設定しており、情報管理課でもペーパーレス化を積極的に進めていました。SharePoint のワークフロー機能を簡易決裁に利用できると知り、活用を検討しました。各申請業務が電子化され、紙による処理が減り業務が合理化されました。

ホームページ注目情報掲載申請の電子化

広報課は、他課からのホームページの掲載申請において、申出書の受付処理から通知書による承認通知という一連の申請プロセスに作業負荷が高く、合理化したいと考えていました。ディスカバリーズは、既に導入済みの SharePoint と Office InfoPath といった IT 資産を有効活用することを提案し、新たな開発をせず、申請者の入力作業およびホームページ担当者の受付業務の負担軽減を図る新たな掲載申請フローを実装しました。

豊島区行事予定申請

豊島区では毎月 200 件を超えるイベントが企画・開催されています。以前は毎月各課から提出される行事予定連絡票の内容を確認しながら別の Excel ファイルへ転記する作業が大きな負担になっていました。SharePoint で作った職員ポータル上で InfoPath を使ったデジタル申請を実装することで、広報課がイベント情報を一元管理できるようになりました。

「広報としま」入稿管理

広報誌「広報としま」の入稿業務では、原稿様式の修正作業、記事ごとの入稿フォルダの作成、紙への印刷など、作業に関わる書類が大量で大きな負担となっていました。Word と SharePoint を連携した新たな申請フローを取り入れ、申請者は使い慣れた Word で原稿を作成し、SharePoint で作った職員ポータルから入稿した原稿の承認状況を簡単に確認できるようになりました。

お客様のコメント